Como fazer a gestão financeira do pequeno negócio

À medida que um pequeno negócio cresce, vai naturalmente aumentando a complexidade de sua administração. O empresário, que antes fazia tudo praticamente sozinho, começa a sentir a necessidade de dividir tarefas, contratar mais pessoas e ter outros sócios, em alguns casos.

Nesse universo de atividades, uma tarefa requer especial atenção: a gestão financeira.

Gestão financeira

Chamamos de gestão financeira o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras do pequeno negócio. Em palavras simples: obter o máximo de lucro (ou resultado) com nossas atividades.

Para iniciar uma boa gestão financeira, o primeiro passo é tomar uma decisão importante: separar o dinheiro do pequeno negócio do dinheiro das despesas particulares (manutenção da família).

É praxe misturar a Pessoa Física com a Pessoa Jurídica nos pequenos negócios. O caixa para pagar e receber é um só e isto atrapalha ou impede a gestão financeira do pequeno negócio.

Nota-se isso quando pega-se um táxi ou faz-se uma compra nos pequenos estabelecimentos comerciais no início do dia: o taxista não tem troco (o dinheiro do dia anterior ficou em casa) e o comerciante pede que o passageiro pague com dinheiro trocado.

As três frentes de ação da gestão

Gestão do caixa no dia a dia: administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas, entre outros;

Gestão de investimentos: ocorre quando a empresa resolve expandir, modernizar, abrir novas unidades, comprar novas máquinas e equipamentos, etc.;

Gestão de crises: é um assunto pouco comentado, mas muito frequente. Envolve renegociar prazos com clientes e fornecedores, dívidas em instituições financeiras, protestos, negativações, ações de execução, enfim, fazer escolhas difíceis em tempos difíceis.
A seguir, serão apresentados alguns pontos de atenção e dicas para uma boa gestão financeira de cada um dos itens acima:

Gestão financeira do caixa no dia a dia

Embora um pequeno negócio não seja uma miniatura de uma grande empresa, é importante que o empresário tenha um pouco de conhecimento de vários aspectos relativos à administração, tais como custos, formação de preços, recursos humanos e marketing.

Administração do dinheiro exige-se tempo, dedicação e conhecimento. Nem sempre o empresário de pequeno negócio se dedica a analisar qual a melhor solução para os problemas financeiros, entre eles, a falta de recursos para manter as contas do empreendimento em dia.

É importante ainda saber a diferença entre regime de competência e regime de caixa. Cuidado para não confundir os termos e também os controles.

Quando falamos de Receitas, Despesas, Custos, Lucro ou Prejuízo estamos utilizando termos contábeis, geralmente apurados pelo regime de competência.

Na contabilidade, via de regra, temos o DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício baseado neste regime, ou seja, os lançamentos da empresa devem ser reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.

De forma simplificada, para se chegar ao resultado da empresa tem-se: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).

Importante: nem todo lançamento contábil corresponde a uma movimentação no caixa da empresa. Imagine a seguinte situação prática:

Um pequeno negócio vende uma mercadoria por R$ 120,00 na seguinte condição: 3 vezes de R$ 40,00 no cheque pré-datado (uma entrada mais 30 e 60 dias); emite a nota fiscal e faz a entrega.

Pronto! Do ponto de vista do Regime de Competência houve a venda e houve a receita de R$ 120,00. Porém, do ponto de vista do caixa, entraram somente R$ 40,00 até agora.

O restante deverá entrar somente com 30 e 60 dias. A mesma lógica serve para as compras a prazo, os impostos com recolhimentos trimestrais, etc.

Diferentemente do regime de competência, no Regime de Caixa as receitas e despesas são apropriadas no período de seu recebimento ou pagamento, respectivamente, independentemente do momento em que são realizadas. Por isso, é importante administrar as contas pelo Regime de Caixa, ou simplesmente, administrar o caixa no dia a dia.

Agora, os termos corretos são: Entradas e Saídas de Recursos Financeiros. E o resultado disso são as Sobras ou Faltas de Caixa.

Fluxo de Caixa

Uma das ferramentas mais práticas é a elaboração de um Fluxo de Caixa que pode ser feito em uma planilha eletrônica, em um sistema próprio ou mesmo no papel (“na mão”).

A lógica é simples: consiste em anotar as previsões de Entrada, Saída e Saldo de dinheiro durante um período que pode ser diário, semanal ou mensal.

O ideal é que o fluxo seja atualizado, no mínimo, uma vez por semana para que o empresário tenha sempre uma boa visão das finanças em um futuro próximo.

Caso o montante apurado (Entradas - Saídas) seja negativo, antes de atrasar as contas ou tomar crédito, o proprietário pode tentar algumas ações para ajustar o caixa, como por exemplo:

entrar em contato com seus clientes e ver se eles podem antecipar os pagamentos ou se autorizam depositar alguns cheques pré-datados;
ligar com antecedência para o fornecedor e ver se ele pode esperar mais um pouco (segurar os cheques pré-datados) sem cobrar juros e sem prejudicar seu cadastro junto a ele.
Atenção: se tiver cheques pré-datados é preciso muito cuidado para não depositá-los antes da hora; o banco pagará o cheque se houver provisão de fundos, mas o empresário correrá o risco de perder seu cliente em razão do descumprimento do acordo firmado com ele.

Caso não sejam possíveis as alternativas acima, ele deve considerar a opção de buscar recursos por meio de operações de crédito visando manter as contas em dia.

Uma das operações mais utilizadas é o desconto de cheques pré-datados, de duplicatas ou antecipação dos recebíveis de cartão de crédito. Verificar nas instituições financeiras qual é a taxa para o desconto de cheques antes de tomar a decisão pela obtenção do crédito.

Lembre-se que, para utilizar o crédito, é necessário possuir conta em um banco comercial ou uma cooperativa de crédito.

Investimentos e crises

Gestão de investimentos

Para uma empresa crescer, expandir-se, modernizar-se, reestruturar-se, abrir filiais e aumentar a capacidade de produção são necessários investimentos.

Nessas horas o empresário de pequeno negócio, pode se deparar com as seguintes dúvidas: devo ou não investir? Será que isso vai dar o retorno que eu espero? Quanto esse investimento vai custar? Como obter os recursos?
O primeiro passo é fazer um pequeno projeto de viabilidade do investimento.

Saiba mais: Existem vários modelos de planos de negócio. Basta procurar o Sebrae mais próximo ou acessar informações aqui pelo próprio portal do Sebrae.

Caso o projeto seja economicamente viável, surge a questão: como financiá-lo? Nessa hora é preciso tomar muito cuidado para não cometer um dos erros mais clássicos na gestão financeira de uma empresa: investir com recursos próprios e depois ficar sem capital de giro.

Com o crescimento dos negócios, muitas vezes o empresário usa as sobras de caixa para fazer novos investimentos. Isso por si só não é um erro. Afinal, se o dinheiro está sobrando, porque não reinvesti-lo na própria empresa?

Mas com o aumento/expansão dos negócios cresce também a necessidade de capital de giro. É esse capital de giro que o ajuda a manter as contas em dia, a ter poder de barganha junto aos fornecedores e a ter condições de oferecer algum diferencial na hora de facilitar o pagamento para um cliente.

O problema é usar os recursos próprios e depois a empresa ficar sem capital de giro. Mesmo que a empresa tenha acesso a linhas de crédito para capital de giro junto aos bancos ou cooperativas de crédito, isso tem um alto custo, pois as taxas de juros para capital de giro são mais caras do que aquelas destinadas às linhas de investimento.

No Brasil, existem diversas linhas de crédito para financiar os investimentos dos pequenos negócios como BNDES Automático, Cartão BNDES, Finame, Proger e Fundos Constitucionais. Basta procurar uma instituição financeira ou pesquisar sobre as condições dessas linhas.

Garantias: podem ser reais (penhor, hipoteca, alienação) ou pessoais (aval e fiança). Para a obtenção dessas linhas de crédito com juros subsidiados, as exigências de garantias são maiores.

Caso o empresário, seu pequeno negócio ou seus sócios não possuam as garantias suficientes, ele deverá conversar com seu gerente sobre a possiblidade de se utilizar um Fundo de Aval ou o apoio de uma Sociedade de Garantia de Crédito (SGC).


Dica: Mesmo sendo um investimento em imóvel, máquinas, equipamentos, reformas, há a possibilidade de ser incluído o capital de giro associado ao investimento (Operação Mista) com condições mais favoráveis.

Conversar com o seu gerente sobre isso é a melhor opção do empresário.

Gestão de crises

Infelizmente, muitas empresas fecham por não conseguir superar uma crise.

Não existe fórmula mágica para o enfrentamento de crises financeiras nos pequenos negócios, mas alguns conselhos são bem-vindos. Embora muitos deles sejam óbvios, na prática, sua aplicação requer disciplina, persistência, vontade de superação e muita, muita ação.

Qual a origem das dificuldades financeiras? É fácil achar que são as receitas que estão baixas, mas o problema pode estar nos custos variáveis diretos e indiretos, nas despesas operacionais e nos gastos extraordinários. O importante é identificar claramente a origem do problema.

O empresário deve pagar primeiro as dívidas com juros mais caros. Assim, os gastos com juros vão diminuindo ao longo do tempo. Na prática, nem sempre dá para fazer isso. Então, ele deve:

negociar prazos maiores com os fornecedores;
se estiver utilizando linhas de crédito caras, procurar renegociá-las com juros e prazos mais adequados;
conversar com o seu gerente sobre a possibilidade de obter uma linha de crédito com juros baixos para quitar as dívidas mais caras em outras instituições.
Porém, cuidado: pagar uma dívida mais cara e depois usar o mesmo limite para se endividar novamente vai aumentar seus problemas financeiros. considerar oferecer uma boa garantia para que obtenha juros mais baixos;

reduzir custos e despesas, mas sem comprometer um padrão mínimo de operação condizente com o perfil da empresa.
Durante um momento de crise, é importantíssimo ter um controle bem apurado de todos os recursos que entram e saem da empresa. Fazer um fluxo de caixa diário ou semanal para identificar as prioridades financeiras e tomar as medidas necessárias com antecedência.

Se necessário, é só procurar a orientação de um especialista no Sebrae mais próximo.
tags: gestão financeira, gestão de pessoas, controle de custos, gestão comercial


Fonte: Sebrae Nacional

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